Comment organiser un événement virtuel: 10 conseils d'experts

Au cours des dernières semaines, de nombreux événements annulés, des concerts aux conférences, ont été remplacés par des événements virtuels. Et dans le processus, beaucoup se rendent compte que déplacer des événements en ligne ne consiste pas seulement à contrôler les dommages; il apporte en fait ses propres avantages.

«Pour commencer, la portée peut être beaucoup plus grande», note Olga de Giovanni, responsable mondiale des relations publiques et des communications au cabinet de conseil en marketing et médias. Ébiquité . 'Nos webinaires initiaux, par exemple, ont attiré cinq à dix fois plus de participants que nous en recevions habituellement, et nous avons également atteint un public international.'

Vinda Souza, vice-présidente des communications mondiales chez Bullhorn , est également enthousiasmé par les possibilités d'événements virtuels. «Le fait qu'il n'y ait pratiquement aucun obstacle à la participation, autre que l'accès à Internet, signifie qu'il est possible d'inviter beaucoup plus de personnes», dit-elle. «Ceux qui n'auraient pas autrement les moyens de voyager, de s'éloigner de leur ordinateur, de partir pour la nuit et de s'éloigner de leur famille, ou qui ont des problèmes de mobilité, peuvent désormais y assister.»



Alors, comment faire de votre événement un succès? Dans cet article, nous recueillons les meilleurs conseils des vétérans et de ceux qui ont récemment rejoint le parti.

01. Rendez-le pertinent

Femme regardant 3 visages sur un écran d

Avec autant d'événements virtuels qui se déroulent en ce moment, vous devez travailler dur pour attirer l'attention des gens(Crédit d'image: Adobe Stock)

Le premier point est peut-être évident, mais il vaut la peine de le dire: tout événement que vous organisez doit tenir compte des circonstances étranges dans lesquelles nous nous trouvons tous en ce moment. Dan Peden, directeur de la stratégie de l'agence marketing Voyage plus loin , offre un exemple typique. «Nous avions prévu un certain nombre d'événements destinés aux marques à Manchester, Leeds et Londres au cours des prochains mois, mais nous avons dû les repenser complètement», dit-il.

'Inutile de donner des conseils sur le fait que les marques ne peuvent pas agir dans le climat actuel', explique-t-il. «Notre première masterclass de marketing de performance en ligne s'est donc concentrée sur la manière dont nous aidons les grandes marques à surmonter la crise Covid19. Tout s'est très bien passé et nous en avons encore prévu pour les deux prochains mois.

Neil Davidson, PDG de l'agence de communication HeyHuman , raconte une histoire similaire. «Les gens se dirigent vers un« webinaire de pointe »», dit-il. «Ainsi, lorsque nous avons organisé notre dernier événement en ligne, qui a remplacé un événement en face à face que nous avions dans le journal depuis le début de l'année, notre première question était: 'Le contenu est-il applicable maintenant, et est-il futur -voyant? Sinon, ne vous inquiétez pas; vous venez d'ajouter à la pile. Notre événement s'est donc concentré sur la façon dont les neurosciences peuvent aider les marques à se connecter avec les clients, pendant et après la pandémie. C'était quelque chose dont toutes les marques, quelle que soit leur position, pouvaient apprendre. '

Cela ne veut pas dire, bien entendu, que chaque événement virtuel doit porter sur la pandémie et ses effets sur la société; juste qu'il doit en tenir compte. Par exemple, la gestion d’un festival de musique en ligne ne répond pas aux préoccupations des gens à propos de Covid-19, mais répond à leur besoin de divertissement et de distraction lorsqu'ils sont sous clef.

02. Choisissez le bon timing

Illustration de l

Les gens sont occupés, alors ne faites pas durer votre événement plus longtemps que nécessaire(Crédit d'image: Adobe Stock)

Combien de temps votre événement devrait-il durer? Bien sûr, cela dépendra du contexte et du public, mais en général, une heure est un bon stade à viser, déclare Rob Dennis, spécialiste PPC chez Marketing Liberty : «Plus longtemps et les gens commencent à se désintéresser», dit-il.

Si vous organisez plusieurs événements, vous devriez bientôt avoir une idée de la durée de l'attention de votre public. «Notre première masterclass a duré 60 minutes avec des exposés de trois orateurs différents», explique Dan Peden. 'Cependant, pour garder les gens engagés, nous pensons maintenant qu'il est préférable de limiter les événements à environ 30 minutes. À l'avenir, nous organiserons des événements plus ciblés avec un seul orateur. »

Emma Robson est responsable des événements chez Ingenuity Londres , qui a récemment lancé Virtual Connect, un événement de «speed dating» en ligne pour les marques et les agences. Elle conseille: «Gardez les sessions individuelles concises: plus d'une heure pourrait être un peu pénible. Regarder un écran d'ordinateur n'est pas la même chose que voir quelqu'un en chair et en os, alors tenez compte de votre capacité d'attention. '

Réfléchissez également attentivement au début de votre événement. «Par exemple, tout ce qui est trop près du déjeuner pourrait susciter la colère d'un petit enfant, alors laissez suffisamment de temps de chaque côté de l'heure du déjeuner pour permettre aux gens de s'installer dans leur travail», recommande Emma.

03. Différenciez votre événement

Roger Sanchez DJing

Roger Sanchez faisait partie des DJs participant au Virtual Festival 3.0 de Defected Records(Crédit d'image: Enregistrements défectueux)

Bien que vous souhaitiez que votre événement soit d'actualité, ne copiez pas simplement ce que font les autres. «Par exemple, Chris Martin de Coldplay a diffusé des chansons en direct depuis son salon, et maintenant tout le monde fait des concerts dans le salon», déclare Alex Wilson, responsable du contenu à l'agence d'expérience de marque Amplifier . «Au lieu de cela, réfléchissez à la manière dont vous pouvez vous différencier du« mur du même ». La façon dont vous faites cela est la même qu'avant: exploitez les connaissances de votre public, recherchez la meilleure solution au problème et soyez créative et courageuse pour vous assurer de diriger de l'avant. '

James Kirkham, directeur des affaires chez Enregistrements défectueux , pousse une ligne similaire. «Il ne suffit pas de simplement diffuser et de supposer que vous allez couper à travers; il y a trop d'épreuves en compétition », souligne-t-il. «Pensez donc à ce que vous êtes unique, transmettez l’essence de qui vous êtes et trouvez un moyen de devenir super personnel avec ces visionnages. Par exemple, lorsque nous organisons notre festival de musique virtuelle, nous avons créé un ensemble de `` règles de la maison '' pour ceux qui regardent et dansent à la maison, destinés à aider à transmettre l'esprit de la marque et à ajouter une couche qui lui donne l'impression d'être vraiment Événement défectueux. »

04. Briefez soigneusement vos orateurs

Plusieurs visages sur un écran.

Panélistes au webinaire du World Media Group: publicité et pandémie COVID-10(Crédit d'image: World Media Group)

Si votre événement implique des discussions, ne pensez pas qu'il vous suffit de choisir des orateurs et des sujets. Vous devez encore informer soigneusement ces orateurs; en fait, encore plus que vous ne le feriez pour un événement physique.

C’est l’avis de Belinda Barker, directrice du World Media Group , qui organise régulièrement des événements pour les industries du marketing, de la création et de l'édition. Le Groupe a récemment organisé son premier événement virtuel; un webinaire avec 10 experts de l'industrie discutant de l'opportunité de la publicité en temps de crise. 'Un webinaire n'a pas le flux naturel d'un événement en direct, il est donc vital de garder les orateurs brefs et précis', conseille-t-elle. «Pour les sessions de questions-réponses, par exemple, je suggérerais de rédiger certaines des questions à l'avance pour vous assurer que les orateurs en sont conscients et bien préparés. Et rappelez-vous que les audiences virtuelles sont des critiques beaucoup plus sévères, car il est beaucoup plus facile de désactiver une application que de sortir d'une pièce pleine de monde. '

De plus, ce n'est pas parce que les gens sont doués pour parler lors d'événements physiques que ces compétences sont immédiatement traduisibles. «Trop souvent, on croit à tort que les gens apprendront à faire des événements en direct par osmose», déclare Richard Robinson, directeur général de Econsultant . «Ce mensonge dangereux revient à demander à une armée d'acteurs de théâtre, qui se nourrissent normalement du public et de l'énergie de la salle, de monter de manière transparente sur un plateau de tournage et de tourner un film oscarisé.

Quiconque est nouveau à parler lors d'événements virtuels doit répéter, répéter et répéter à nouveau, souligne-t-il. Si cela vous inclut, vous devrez: «Maîtriser la technologie, assurez-vous que vous maîtrisez parfaitement la plate-forme et l'ordinateur à partir duquel elle fonctionnera. Trouvez un endroit stable et calme pour présenter et considérez l'inattendu comme les autres personnes vivant dans votre foyer, en particulier les enfants et les animaux qui ne font pas de prisonniers. Enfin, soyez conscient de la puissance de vos gestes: yeux qui roulent, sourcils et autres manières qui peuvent nuire à votre accouchement.

`` Tout le monde ne sait pas comment utiliser FaceTime et comment se cadrer '', ajoute Jon Pearson, qui a récemment organisé une soirée de comédie virtuelle appelée Comédie virtuellement en direct . `` Je conseillerais donc aux gens de regarder directement l'objectif de la caméra, même s'ils sont en appel vidéo, car vous avez l'air étrange à l'écran. ''

05. Choisissez judicieusement votre plateforme

Deux guitaristes sur Instagram

Erica Freas, de Specialist Subject Records, affirme qu'Instagram Stories fonctionne bien pour héberger des concerts en ligne(Crédit d'image: Dossiers des sujets spécialisés)

En ce qui concerne les logiciels, vous n’avez que l’embarras du choix en ce qui concerne les éléments à utiliser pour organiser votre événement virtuel, comme vous le verrez sur notre site partenaire meilleurs services de visioconférence . Mais comment choisissez-vous entre eux?

«Avant de choisir une plate-forme technologique prête à l'emploi pour votre événement virtuel, portez une attention particulière à vos utilisateurs et aux appareils qu'ils sont le plus susceptibles d'utiliser», conseille Jason Anderson, directeur numérique de l'agence d'expérience avant-garde . «Toutes les solutions technologiques ne fonctionnent pas aussi bien sur les mobiles, et certaines sont plus adaptées aux réunions informelles entre amis qu'aux événements d'entreprise. La confidentialité et la sécurité des données sont importantes: les problèmes récents avec Zoom et son partage invisible de données avec Facebook et d'autres en sont un excellent exemple. Assurez-vous que les plates-formes que vous avez choisies répondent à vos exigences en matière de sécurité, de RGPD et de données. »

Outre les outils de visioconférence formels, les plateformes de médias sociaux peuvent également offrir une excellente plate-forme pour l'hébergement d'événements virtuels. Erica Freas de Dossiers de sujets spécialisés , par exemple, coordonne des concerts virtuels les mardis depuis un mois via Instagram Stories. «Nous avons eu entre 150 et 5 000 téléspectateurs selon le groupe, et cela a été une très belle pierre de touche pour la communauté musicale», dit-elle.

La société a opté pour Instagram Stories car c'était le moyen le plus simple et le plus simple d'organiser l'événement à la dernière minute, explique-t-elle. 'YouTube Live nécessite une vérification et aucun de nous n'utilise Twitch. Nous avons examiné les applications qui vous permettent de diffuser à partir de plusieurs sites à la fois, mais celles-ci coûtent de l'argent. Instagram Live était quelque chose auquel nous avions déjà accès, et il avertit vos abonnés que vous avez commencé un flux, donc il attire plus de gens que ceux qui prêtaient attention à l'événement à venir.

«Une fois que nous avons chronométré, nous pourrions laisser les artistes accéder à notre compte et tout le monde pouvait diffuser consécutivement @specialistsubject , nous savions que nous avions fini », ajoute Erica. `` C'est tellement amusant et transparent d'avoir musicien après musicien dans notre flux. Un inconvénient est que pour regarder, vous devez avoir un compte Instagram, mais ils sont gratuits. J'ai une poignée d'amis, certains dans la soixantaine et la soixantaine, qui ont téléchargé l'application juste pour venir au salon. »

06. Envisager des services spécialisés

Interface Hopin montrant la fenêtre de conversation et de discussion du haut-parleur

Hopin vous permet d'intégrer une fonctionnalité de chat qui permet des réunions et du réseautage pendant l'événement(Crédit d'image: Hopin)

Bien qu'il existe de nombreux services gratuits, vous trouverez peut-être qu'il vaut la peine de payer pour une plate-forme qui rendra votre événement plus professionnel. Grâce à leur campagne Plan B Image , par exemple, se vend comme une solution toute faite pour fournir du contenu aux participants inscrits en ligne à la suite d'annulations d'événements. La CMO Helen Aboagye décrit certains des avantages.

«Pour les événements imminents, de nombreux actifs vidéo, scripts et présentations seront déjà terminés», dit-elle. «La plate-forme Imagen offre la possibilité de créer immédiatement un portail de marque pour héberger des présentations vidéo, des interviews et des clips, ce qui vous permet de réutiliser facilement ces ressources pour vos événements virtuels. L'accès à ce contenu peut être contrôlé à un niveau très granulaire, de sorte que les VIP ou les sponsors peuvent accéder à un contenu premium invisible pour les délégués standard, par exemple. En outre, la plate-forme est basée sur un navigateur, de sorte que tout participant disposant d'un ordinateur de bureau peut participer, tandis que tout intervenant ou contributeur peut également télécharger des éléments pour approbation depuis n'importe quel ordinateur. '

Hopi , quant à lui, se commercialise en tant que plate-forme d'événements en ligne qui permet aux participants d'apprendre, d'interagir et de se connecter les uns avec les autres. «Le contenu n'est que la moitié d'une bonne expérience événementielle, les connexions sont l'autre moitié», déclare le fondateur Johnny Bourfarhat. «Pour qu'un événement en ligne reproduise un événement hors ligne, il doit y avoir un moyen de rencontrer de nouvelles personnes par hasard. Hopin le fait avec un système de correspondance automatisé en tête-à-tête en cas de réunions de réseautage, comme un chat Facetime.

«Les orateurs peuvent avoir des allers-retours avec vos participants de manière contrôlée», ajoute-t-il. «Nous faisons cela grâce à nos sessions modérées. Et pour éviter que les gens ne se sentent «perdus dans la foule» et ne se désintéressent, vous pouvez créer différents espaces où ils peuvent rencontrer les gens comme ils le souhaitent, que ce soit en radiodiffusion, en tête-à-tête ou en groupe. '

07. Faire en sorte que les participants se sentent impliqués

Deux personnes parlant sur des casques

Permettre aux participants de tenir des réunions donne à un événement virtuel l'impression d'être plus physique, déclare Dave Bradley de Real Steel(Crédit d'image: Steel Media)

Présenter le bon contenu n'est qu'une partie de votre événement. Si tout ce que vous faites est de diffuser du contenu dans une seule direction, il n’ya pas vraiment d’incitation pour que les internautes continuent de le regarder.

Dave Bradley de Médias en acier était désireux de poursuivre dans ce sens lorsqu'il a récemment organisé Pocket Gamer connecte le numérique n ° 1 , un événement virtuel pour l'industrie du jeu qui aura lieu à nouveau en juin. «Nos conférences en direct sont bien connues pour être des lieux de rencontre et de travail, nous voulions donc continuer dans cet événement virtuel du mieux que nous pouvions», explique-t-il. Le système de `` réunion '' que nous avons utilisé vous permet de rechercher des personnes en fonction de leur travail ou de ce qu'elles recherchent - un développeur de jeux ayant besoin d'un éditeur, par exemple - leur envoyer un message et planifier automatiquement un appel Zoom.

«Il est prouvé que cette fonctionnalité a été largement utilisée», ajoute-t-il. «Nous pouvons voir que des centaines de réunions par jour - des milliers au total au cours de la semaine - ont été organisées. Nous encourageons les gens à se rencontrer lors de nos événements à travers tous nos messages marketing et cet événement n'était pas différent. Une chose que le système de réunion comprend également est une exposition numérique. Pour remplacer la salle d'exposition, avec ses kiosques et ses tables, nous avons créé un espace où les gens peuvent publier des pièces de portfolio, des liens vers des bandes-annonces de jeux, des échantillons de leur travail, des descriptions de leurs services, etc. Cela s'est avéré très populaire, avec plus de 200 pages d'affichage publiées là-bas.

N'oubliez pas non plus les réseaux sociaux. «Le social peut être un aspect majeur des événements en personne et peut être tout aussi utile pour les événements virtuels: il vous suffit d'ajuster votre approche en conséquence», déclare Corie Leaman, directrice des événements IT Nation chez ConnectWise . 'Dans notre cas, nous créons toujours des hashtags et cherchons des moyens de communiquer avec notre public, mais nous posons désormais différentes questions - sur les points de vue, les lieux et les déjeuners des participants - car nous savons que cela encourage l'engagement. Il est également important de trouver un modérateur dédié et une plate-forme capable de prendre en charge le chat et les questions-réponses, afin que votre modérateur puisse guider la conversation et se concentrer sur le relais d'informations entre les orateurs et les participants. '

Pendant ce temps, Erica Freas dit que l'encouragement de l'interaction entre les membres du public lors de concerts virtuels s'est fait naturellement sur Instagram. «Chaque fois que quelqu'un de nouveau rejoint le flux lors de nos concerts en ligne, son identifiant Instagram apparaît dans les commentaires défilants, vous obtenez donc beaucoup de reconnaissance et de discussion, comme dans un vrai spectacle», explique-t-elle. «Nous ne pouvons pas voir les visages des autres, mais nous pouvons nous parler, nous accueillir, faire des blagues et poser des questions sur toute la plateforme.

08. Rappelez aux gens que cela se passe

Compte tenu de la multiplicité des événements virtuels qui se déroulent actuellement, il est facile pour les gens d’oublier qu’ils s’y sont inscrits. Alors ne prenez rien pour acquis, dit Jason Anderson. «N'oubliez pas la communication avant et après l'événement», dit-il. 'Vous devez toujours engager votre public avec le marketing pré-événement, pour vous assurer qu'il s'inscrit et se présente réellement, tandis que l'analyse post-événement via des scores tels que NPS peut fournir d'excellents commentaires et informations. »

09. Attendez-vous à des défis techniques

Quatre comédiens en affiche promotionnelle pour Comedy Virtual Live

Les problèmes de connexion Internet peuvent faire des ravages avec le timing, prévient Jon Pearson de Comedy Virtual Live(Crédit d'image: Jon Pearson / Comedy Virtual Live)

Les problèmes techniques sont le fléau de chaque événement virtuel, et ils ne sont que plus susceptibles de se produire à l'heure actuelle, avec des demandes sans précédent sur le réseau à large bande. «Des problèmes sont toujours susceptibles de survenir, alors soyez prêt», déclare Emma Robson. 'Par exemple, nous avons découvert que vous ne pouvez pas organiser deux événements ou réunions différents en même temps sur notre choix de plate-forme. Cela signifiait qu'un appel frénétique à notre responsable de la sélection d'agence était nécessaire afin qu'il puisse déplacer sa réunion sur une autre plate-forme, et nous pourrions commencer notre événement. Le Wi-Fi est également réputé pour son tempérament, il est donc utile d'avoir un autre membre de l'équipe en attente pour intervenir lorsque votre signal faiblit. Lorsque cela est arrivé à mon collègue, j'ai dû me reconquérir en tant qu'hôte et prendre le relais temporairement.

De plus, ne supposez pas que les participants connaissent bien l’utilisation de la technologie de vidéoconférence: c’est peut-être la toute première fois qu’ils l’utilisent. 'Donc, s'il existe une option' désactiver tout ', assurez-vous qu'elle est activée au fur et à mesure que les gens se joignent', ajoute Emma. 'Cela aidera à éviter la confusion des gens qui se parlent les uns sur les autres et à créer un processus plus transparent.' Rob Dennis ajoute: 'Si vous faites un partage d'écran comme je devais le faire, assurez-vous que votre ordinateur portable est en mode Ne pas déranger, afin de ne pas recevoir de notifications pendant que vous êtes en partage d'écran!'

Il est également important de comprendre les limites d’un événement virtuel. Par exemple, Jon Pearson de Comedy Virtually LIVE note que «le timing est essentiel, et tout décalage sur Internet ruinera les punchlines.» Erica, de la même manière, a appris que «les chanteurs ne peuvent pas faire du duo sur un flux partagé: le décalage est insupportable.»

Cela vaut également la peine de vous demander: ai-je réellement besoin d'une vidéo? «Pour notre événement, nous avons trouvé plus naturel de désactiver la vidéo une fois que nous avons commencé», déclare Neil Davidson, PDG de l'agence de communication transformative. HeyHuman . «Ce n’est pas un public physique au départ, nous nous sommes donc concentrés sur de superbes diapositives: elles doivent être bien conçues et pointues, plutôt qu’animées. J'ai été brûlé par trop de connexions Wi-Fi domestiques douteuses! »

10. Créer une atmosphère sociable

La plupart de ces conseils ont été axés sur des événements destinés au public, mais qu'en est-il de l'organisation d'événements sociaux pour vos collègues en ligne? Alors que nous sommes tous bloqués au travail à distance à la maison, se réunir pour prendre un verre et discuter peut être un moyen inestimable de maintenir le moral et la motivation.

Mais il peut être difficile d'organiser une discussion de groupe qui ressemble moins à une réunion qu'à une occasion sociale. «Pensez donc à inclure des activités qui impliquent tout le monde», suggère Heather Delaney, fondatrice de Gallium Ventures . «Les jeux pour les équipes peuvent être un bon moyen de maintenir un flux amusant et cohérent, en gardant le personnel connecté sans que cela se sente comme une conférence téléphonique gênante.»

Elle ajoute: «C'est formidable de définir une heure de début et de fin pour votre événement interne, afin de permettre à toute arrivée tardive une fenêtre sur le moment où elle aurait manqué le bateau. De toute évidence, les boissons virtuelles avec des amis ou des collègues risquent de dépasser n'importe quelle invitation du calendrier, mais au moins vous offrez à ceux qui ont des engagements antérieurs une issue sans examen. »

Creative Bloq a créé ce contenu dans le cadre d'un partenariat payant avec Adobe Stock. Le contenu de cet article est entièrement indépendant et reflète uniquement l'opinion éditoriale de Creative Bloq.